Quy định chung về hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng

Quy định chung về hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng

Quy định chung về hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng là nền tảng để tổ chức toàn bộ quá trình chuẩn bị, nộp và xử lý hồ sơ cấp phép theo phương thức điện tử. Nếu các quy định riêng xác định từng loại công trình, từng trường hợp cấp phép phải nộp những tài liệu cụ thể nào thì quy định chung xác lập những nguyên tắc được áp dụng xuyên suốt đối với hồ sơ, bao gồm phương thức thực hiện thủ tục, giá trị pháp lý của văn bản và giấy tờ, việc khai thác dữ liệu đất đai đã có trên cơ sở dữ liệu quốc gia, yêu cầu đối với bản vẽ thiết kế và chữ ký số, báo cáo kết quả thẩm tra nếu có, cũng như trách nhiệm của chủ đầu tư trong việc nộp đầy đủ thành phần hồ sơ tương ứng. Điểm nổi bật của cơ chế này là chuyển trọng tâm từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử và xác định cấp giấy phép xây dựng trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia là phương thức thực hiện chính. Cùng với đó là nguyên tắc không yêu cầu chủ đầu tư nộp lại giấy tờ hợp pháp về đất đai khi dữ liệu đã tồn tại trên cơ sở dữ liệu quốc gia. Vì vậy, quá trình chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép xây dựng cần được tổ chức theo tư duy dữ liệu và hồ sơ điện tử ngay từ đầu, thay vì lập hoàn chỉnh một bộ hồ sơ giấy rồi mới chuyển đổi sang tệp điện tử ở bước cuối cùng.

Trước hết, nguyên tắc thực hiện thủ tục cấp giấy phép xây dựng được thực hiện theo Điều 7 của Nghị định. Đây là quy định dẫn chiếu quan trọng bởi thủ tục cấp giấy phép không được thực hiện tách biệt khỏi những nguyên tắc chung của Nghị định.

Khi chuẩn bị hồ sơ, chủ đầu tư vì vậy cần đồng thời xác định yêu cầu riêng về thành phần hồ sơ cấp phép và những nguyên tắc chung về cách thức thực hiện thủ tục.

Theo quy định, hồ sơ cấp phép xây dựng được thực hiện theo quy định cấp giấy phép trực tuyến toàn trình tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Điều này xác lập một thứ tự rất rõ về phương thức thực hiện. Trực tuyến toàn trình là phương thức chính, còn hình thức trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích chỉ xuất hiện trong tình huống được quy định.

Cách tiếp cận này có ý nghĩa lớn đối với việc tổ chức hồ sơ.

Khi thủ tục được thực hiện trực tuyến toàn trình, tài liệu cần được chuẩn bị ngay từ đầu với khả năng sử dụng trên môi trường điện tử. Bản vẽ thiết kế cần đáp ứng quy cách và yêu cầu chữ ký số. Các văn bản, giấy tờ cần có hình thức điện tử hoặc hình thức pháp lý phù hợp để đưa vào hồ sơ.

Do đó, việc số hóa không nên được hiểu đơn thuần là quét toàn bộ hồ sơ giấy thành các tệp hình ảnh.

Một bộ hồ sơ điện tử đúng nghĩa phải bảo đảm giá trị pháp lý của từng tài liệu, khả năng xác định chủ thể ký, tính nguyên vẹn của nội dung và sự thống nhất giữa các thành phần.

Quy định đồng thời dự liệu tình huống hệ thống điện tử không thể sử dụng do nguyên nhân khách quan.

Trường hợp có sự cố khách quan, đột xuất khiến việc thực hiện trên môi trường điện tử không thể tiến hành, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép xây dựng được thực hiện theo hình thức trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

Cụm từ “do sự cố khách quan, đột xuất không thể thực hiện trên môi trường điện tử” là điều kiện quan trọng.

Nó cho thấy hình thức trực tiếp và bưu chính công ích không phải phương thức được đặt song song để người đề nghị tùy ý lựa chọn trong điều kiện thông thường.

Trình tự cần được hiểu là: ưu tiên và thực hiện thủ tục trực tuyến toàn trình; khi xuất hiện sự cố khách quan, đột xuất làm cho phương thức điện tử không thể thực hiện thì sử dụng cơ chế thay thế.

Việc quy định phương án dự phòng như vậy giúp bảo đảm tính liên tục của thủ tục hành chính. Chuyển đổi số không đồng nghĩa hoạt động cấp phép phải dừng lại hoàn toàn khi hệ thống điện tử gặp sự cố.

Tuy nhiên, cơ chế dự phòng cũng không làm thay đổi nguyên tắc cơ bản rằng phương thức điện tử là phương thức chính.

Sau khi xác định cách thức nộp hồ sơ, vấn đề quan trọng tiếp theo là giá trị pháp lý của các tài liệu.

Các văn bản, giấy tờ và bản vẽ thiết kế trong hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng có thể được sử dụng dưới hình thức bản chính, bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý.

Có thể chia yêu cầu này thành ba hình thức tài liệu hợp lệ.

Thứ nhất là bản chính. Thứ hai là bản sao có chứng thực. Thứ ba là bản sao điện tử có giá trị pháp lý.

Việc công nhận bản sao điện tử có giá trị pháp lý tạo nền tảng trực tiếp cho thủ tục trực tuyến toàn trình.

Nếu pháp luật chỉ thừa nhận tài liệu giấy thì dù thủ tục được số hóa, chủ đầu tư vẫn phải duy trì một hệ thống hồ sơ vật lý lớn. Việc thừa nhận tài liệu điện tử giúp quá trình cấp phép được tổ chức đồng bộ hơn.

Tuy nhiên, cần phân biệt rất rõ “bản sao điện tử có giá trị pháp lý” với một tệp điện tử thông thường.

Việc chụp ảnh một giấy tờ hoặc quét thành tệp PDF về mặt kỹ thuật tạo ra một bản điện tử, nhưng không vì thế mà mọi tệp đều tự động đáp ứng yêu cầu về giá trị pháp lý.

Yếu tố quyết định trong quy định là tài liệu điện tử phải “có giá trị pháp lý”.

Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, chủ đầu tư cần kiểm tra từng tài liệu đang sử dụng thuộc hình thức nào và có đáp ứng yêu cầu pháp lý tương ứng hay không.

Đây là một trong những điểm khác biệt quan trọng giữa “số hóa tài liệu” và “hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý”.

Số hóa đơn thuần chỉ thay đổi hình thức lưu trữ. Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý phải bảo đảm các yêu cầu để tài liệu được công nhận và sử dụng trong quá trình giải quyết thủ tục.

Một nội dung thể hiện rõ hơn nữa nguyên tắc chuyển đổi số là quy định chủ đầu tư không phải nộp các loại giấy tờ hợp pháp về đất đai để cấp giấy phép xây dựng nếu những giấy tờ đó đã có trên cơ sở dữ liệu quốc gia.

Quy định này cần được hiểu theo nguyên tắc “không yêu cầu cung cấp lại dữ liệu mà Nhà nước đã có”.

Trong quá trình cấp giấy phép xây dựng, giấy tờ hợp pháp về đất đai vẫn có vai trò chứng minh sự phù hợp về mục đích sử dụng đất và quyền đối với đất hoặc công trình trong trường hợp tương ứng.

Tuy nhiên, nếu tài liệu đã được cập nhật trên cơ sở dữ liệu quốc gia thì trách nhiệm của chủ đầu tư trong việc nộp lại tài liệu được loại bỏ.

Điều này không đồng nghĩa yêu cầu pháp lý về đất đai bị loại bỏ.

Cần phân biệt giữa “không phải nộp giấy tờ” và “không cần kiểm tra điều kiện”.

Quy định chỉ xác định chủ đầu tư không phải nộp lại loại giấy tờ hợp pháp về đất đai đã có trên cơ sở dữ liệu quốc gia. Cơ sở pháp lý về đất đai của công trình vẫn là nội dung cần được xác định theo quy định.

Sự khác biệt nằm ở nguồn dữ liệu được sử dụng.

Nếu trước đây dữ liệu chủ yếu do người đề nghị cấp phép cung cấp lại thông qua bản sao giấy chứng nhận hoặc tài liệu tương ứng thì trong cơ chế mới, thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia có thể được khai thác mà không buộc chủ đầu tư phải nộp lại.

Đây là một bước quan trọng trong cải cách thủ tục.

Một giấy tờ có thể đã được cơ quan nhà nước cấp và dữ liệu đã được quản lý trong hệ thống quốc gia. Nếu tiếp tục yêu cầu chủ đầu tư sao chụp, chứng thực và nộp lại chính tài liệu đó thì lợi ích của cơ sở dữ liệu số chưa được khai thác đầy đủ.

Nguyên tắc không nộp lại giúp giảm tài liệu trùng lặp và giảm khối lượng công việc cho người thực hiện thủ tục.

Tuy nhiên, khi lập hồ sơ, chủ đầu tư vẫn cần xác định giấy tờ về đất đai của dự án thuộc trường hợp nào.

Nếu dữ liệu đã có trên cơ sở dữ liệu quốc gia thì áp dụng cơ chế không phải nộp lại.

Nếu giấy tờ cần thiết chưa có trong cơ sở dữ liệu thì chủ đầu tư vẫn phải chuẩn bị tài liệu theo thành phần hồ sơ tương ứng.

Như vậy, chuỗi kiểm tra đối với giấy tờ đất đai nên được thực hiện theo hướng: xác định loại giấy tờ hợp pháp cần thiết → kiểm tra dữ liệu đã có trên cơ sở dữ liệu quốc gia hay chưa → nếu đã có thì không yêu cầu chủ đầu tư nộp lại → nếu chưa có thì chuẩn bị tài liệu hợp lệ theo quy định.

Sau giấy tờ về đất đai, bản vẽ thiết kế xây dựng là một trong những thành phần có tính kỹ thuật quan trọng nhất của hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.

Quy định đặt ra hai yêu cầu trực tiếp đối với bản vẽ.

Trước hết, bản vẽ thiết kế xây dựng phải tuân thủ quy định về quy cách hồ sơ thiết kế xây dựng.

Đồng thời, bản vẽ phải có chữ ký số của tổ chức, cá nhân thiết kế theo Điều 18 của Nghị định.

Hai yêu cầu này cần được kiểm tra song song.

Yêu cầu về quy cách nhằm bảo đảm hồ sơ thiết kế được trình bày và tổ chức theo quy định chuyên môn.

Yêu cầu về chữ ký số nhằm xác định tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đối với sản phẩm thiết kế trong môi trường điện tử.

Có chữ ký số không làm cho một bản vẽ sai quy cách trở thành hợp lệ. Ngược lại, bản vẽ được trình bày đúng quy cách nhưng chưa có chữ ký số của tổ chức, cá nhân thiết kế theo yêu cầu cũng chưa đáp ứng đầy đủ quy định về hồ sơ cấp phép.

Do đó, quá trình kiểm tra bản vẽ trước khi nộp cần gồm ít nhất hai lớp: kiểm tra chuyên môn và kiểm tra xác nhận điện tử.

Chữ ký số cũng đặt ra yêu cầu về quản lý phiên bản.

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ cấp phép, bản vẽ có thể được chỉnh sửa nhiều lần. Tư vấn thiết kế có thể phát hành phiên bản ban đầu, sau đó tiếp tục sửa đổi theo yêu cầu của chủ đầu tư hoặc quá trình phối hợp kỹ thuật.

Nếu việc quản lý phiên bản không chặt chẽ, có thể xảy ra tình trạng bản vẽ được ký số là phiên bản cũ trong khi tệp được đưa vào bộ hồ sơ lại là phiên bản mới chưa được ký.

Vì vậy, chữ ký số phải gắn với đúng nội dung và đúng phiên bản bản vẽ được sử dụng chính thức.

Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra bản vẽ đã được khóa nội dung theo phiên bản phát hành hay chưa, tổ chức và cá nhân thiết kế đã ký số đầy đủ hay chưa và tệp được tải lên có đúng là tệp đã được ký hay không.

Cách quản lý này đặc biệt quan trọng khi dự án có nhiều bộ môn thiết kế.

Kiến trúc, kết cấu và các hệ thống kỹ thuật có thể được thực hiện bởi nhiều cá nhân hoặc đơn vị khác nhau. Nếu không có cơ chế kiểm soát thống nhất, hồ sơ có thể xuất hiện tình trạng một số bản vẽ đã ký số, một số chưa ký hoặc các bản vẽ thuộc những lần phát hành khác nhau.

Do đó, chủ đầu tư cần tổ chức một bước rà soát hồ sơ tổng thể trước khi nộp.

Một thành phần khác được quy định là Báo cáo kết quả thẩm tra trong trường hợp có.

Từ khóa quan trọng ở đây là “nếu có”.

Điều này có nghĩa báo cáo kết quả thẩm tra không được xác lập như một tài liệu mặc nhiên bắt buộc đối với mọi hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng.

Khi trường hợp cụ thể có Báo cáo kết quả thẩm tra thì báo cáo được đưa vào hồ sơ theo quy định.

Do đó, không nên xây dựng một danh mục cứng yêu cầu mọi chủ đầu tư phải nộp báo cáo thẩm tra mà không xem xét trường hợp cụ thể.

Đây cũng là nguyên tắc chung khi đọc các quy định về hồ sơ xây dựng: cần phân biệt thành phần bắt buộc trong mọi trường hợp với thành phần chỉ phát sinh khi có điều kiện.

Nếu quy định sử dụng cụm từ “nếu có”, trước tiên phải xác định điều kiện làm phát sinh tài liệu đó.

Cách đọc này giúp tránh tình trạng yêu cầu thêm giấy tờ không cần thiết và làm tăng khối lượng hồ sơ.

Sau khi đáp ứng các yêu cầu chung nói trên, chủ đầu tư vẫn phải thực hiện một bước quan trọng là xác định đúng thành phần hồ sơ cụ thể.

Quy định yêu cầu chủ đầu tư nộp bộ hồ sơ đầy đủ thành phần tương ứng theo các Điều 57, 58, 59, 60, 61 và 62 của Nghị định.

Điều này có nghĩa quy định chung không thay thế các điều khoản về thành phần hồ sơ cụ thể.

Có thể hình dung quy định chung là lớp thứ nhất, còn các Điều 57 đến Điều 62 là lớp thứ hai.

Lớp thứ nhất trả lời các câu hỏi: hồ sơ được nộp bằng phương thức nào, tài liệu có giá trị pháp lý ra sao, giấy tờ đất đai đã có trên cơ sở dữ liệu có phải nộp lại không, bản vẽ phải đáp ứng yêu cầu gì, chữ ký được thực hiện như thế nào và báo cáo thẩm tra được xử lý ra sao.

Lớp thứ hai trả lời câu hỏi: đối với trường hợp cụ thể này, bộ hồ sơ phải gồm những tài liệu nào.

Muốn lập đúng hồ sơ phải áp dụng đồng thời cả hai lớp.

Nếu chỉ đọc quy định chung mà không đối chiếu điều khoản cụ thể thì chưa thể xác định bộ hồ sơ đã đầy đủ.

Ngược lại, nếu chỉ tập trung vào danh sách tài liệu ở điều khoản cụ thể mà bỏ qua yêu cầu chung về hình thức điện tử, giá trị pháp lý và chữ ký số thì hồ sơ có thể đủ về tên tài liệu nhưng chưa đúng về hình thức.

Do đó, bước đầu tiên khi lập hồ sơ không phải thu thập giấy tờ ngay mà là phân loại chính xác thủ tục.

Chủ đầu tư cần xác định công trình và trường hợp đề nghị cấp giấy phép thuộc điều khoản nào trong hệ thống các Điều 57 đến Điều 62.

Sau khi xác định đúng trường hợp mới lập danh mục tài liệu tương ứng.

Đây là cách tiếp cận hiệu quả hơn việc sử dụng một danh mục hồ sơ chung cho mọi công trình.

Mỗi loại công trình và trường hợp cấp phép có thể có những yêu cầu khác nhau. Một tài liệu cần thiết trong trường hợp này chưa chắc cần thiết trong trường hợp khác.

Vì vậy, hồ sơ nên được xây dựng theo nguyên tắc “đúng loại – đúng thành phần – đúng hình thức – đúng dữ liệu”.

“Đúng loại” nghĩa là xác định đúng trường hợp cấp phép.

“Đúng thành phần” nghĩa là có đầy đủ tài liệu theo điều khoản tương ứng.

“Đúng hình thức” nghĩa là tài liệu đáp ứng yêu cầu về bản chính, bản sao chứng thực hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý và các yêu cầu chữ ký số.

“Đúng dữ liệu” nghĩa là thông tin giữa các tài liệu phải thống nhất và giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia được khai thác theo cơ chế tương ứng.

Từ các nguyên tắc này có thể xây dựng một quy trình kiểm tra hồ sơ trước khi nộp.

Bước đầu tiên là xác định chính xác loại thủ tục cấp giấy phép và điều khoản quy định thành phần hồ sơ.

Bước tiếp theo là lập danh mục tài liệu bắt buộc và tài liệu chỉ phát sinh nếu có.

Sau đó kiểm tra từng tài liệu về hình thức pháp lý.

Đối với giấy tờ đất đai, kiểm tra dữ liệu đã có trên cơ sở dữ liệu quốc gia hay chưa. Nếu đã có thì không đưa vào nhóm tài liệu chủ đầu tư phải nộp lại. Nếu chưa có thì chuẩn bị theo quy định.

Đối với bản vẽ thiết kế, kiểm tra quy cách hồ sơ và chữ ký số của tổ chức, cá nhân thiết kế.

Nếu có Báo cáo kết quả thẩm tra thì kiểm tra và đưa vào hồ sơ.

Sau đó tiến hành một bước kiểm tra chéo giữa các tài liệu.

Bước kiểm tra chéo đặc biệt quan trọng đối với hồ sơ điện tử.

Tên chủ đầu tư phải được thể hiện thống nhất. Tên dự án và công trình cần được kiểm soát. Địa điểm xây dựng phải thống nhất giữa các tài liệu có liên quan. Bản vẽ phải đúng phiên bản chính thức dùng để đề nghị cấp phép.

Nếu một tài liệu sử dụng thông tin cũ trong khi tài liệu khác đã cập nhật thì dù từng tài liệu riêng lẻ có thể hợp lệ, bộ hồ sơ tổng thể vẫn có nguy cơ thiếu thống nhất.

Do đó, trước khi tải hồ sơ lên Cổng Dịch vụ công quốc gia nên có một lần rà soát cuối cùng ở cấp bộ hồ sơ chứ không chỉ kiểm tra từng tệp riêng biệt.

Việc đặt tên tệp và tổ chức thư mục nội bộ cũng nên được thực hiện rõ ràng để hạn chế nhầm lẫn.

Mặc dù quy định được cung cấp không đặt ra một quy tắc cụ thể về cách đặt tên tệp, về phương diện quản lý nội bộ, chủ đầu tư có thể tổ chức hồ sơ theo từng nhóm tài liệu để dễ kiểm soát trước khi nộp.

Quan trọng hơn là mỗi tệp được nộp phải đúng tài liệu, đúng phiên bản và có giá trị pháp lý tương ứng.

Đối với đơn vị tư vấn thiết kế, quy định về chữ ký số có nghĩa sản phẩm bàn giao phục vụ cấp phép phải được chuẩn bị phù hợp với quy trình điện tử.

Không nên xem trách nhiệm của tư vấn kết thúc khi hoàn thành bản vẽ ở dạng làm việc.

Tư vấn cần bảo đảm bản vẽ dùng trong hồ sơ chính thức đáp ứng quy cách và được tổ chức, cá nhân thiết kế ký số theo quy định.

Đối với chủ đầu tư, mặc dù nhiều tài liệu do tư vấn hoặc các chủ thể khác lập, trách nhiệm tổ chức bộ hồ sơ đầy đủ vẫn thuộc chủ đầu tư theo quy định.

Vì vậy, chủ đầu tư cần kiểm soát đầu ra của từng bên trước khi tập hợp thành hồ sơ.

Một cách quản lý hiệu quả là phân loại tài liệu thành ba nhóm.

Nhóm thứ nhất là tài liệu chủ đầu tư trực tiếp chuẩn bị.

Nhóm thứ hai là tài liệu do tư vấn thiết kế, tư vấn thẩm tra hoặc chủ thể chuyên môn khác cung cấp.

Nhóm thứ ba là dữ liệu đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu quốc gia và chủ đầu tư không phải nộp lại.

Việc phân nhóm này giúp tránh hai tình trạng đối lập: thiếu hồ sơ vì cho rằng cơ quan nhà nước đã có dữ liệu trong khi thực tế dữ liệu chưa tồn tại trong hệ thống; hoặc nộp lại nhiều tài liệu mà quy định đã cho phép khai thác trực tiếp từ cơ sở dữ liệu.

Từ góc độ quản lý thủ tục, cơ chế này cũng thể hiện một sự thay đổi quan trọng về vai trò của cơ sở dữ liệu quốc gia.

Cơ sở dữ liệu không chỉ có chức năng lưu trữ thông tin mà bắt đầu trở thành nguồn dữ liệu trực tiếp phục vụ giải quyết thủ tục.

Khi thông tin đất đai đã có trong hệ thống, người đề nghị không còn phải đóng vai trò trung gian chuyển chính thông tin đó từ một cơ quan nhà nước sang cơ quan khác.

Đây là một trong những giá trị cốt lõi của chuyển đổi số thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, số hóa càng cao thì yêu cầu về chất lượng dữ liệu càng lớn.

Nếu thông tin giữa hồ sơ của chủ đầu tư và dữ liệu đang được quản lý không thống nhất thì có thể phát sinh nhu cầu làm rõ.

Vì vậy, ngay trong giai đoạn chuẩn bị dự án, chủ đầu tư nên chú ý đến sự thống nhất của thông tin pháp lý và thông tin thiết kế.

Một điểm khác cần phân biệt là thủ tục điện tử không làm giảm trách nhiệm của tổ chức, cá nhân đối với nội dung hồ sơ.

Việc thay chữ ký trực tiếp bằng chữ ký số chỉ thay đổi phương thức xác nhận trong môi trường điện tử, không làm mất trách nhiệm của tổ chức, cá nhân thiết kế đối với sản phẩm của mình.

Tương tự, bản sao điện tử có giá trị pháp lý không có nghĩa nội dung tài liệu được kiểm soát ít hơn bản giấy.

Ngược lại, môi trường điện tử đòi hỏi khả năng xác định nguồn gốc, phiên bản và trạng thái tài liệu rõ ràng.

Nếu nhìn toàn bộ quy định theo chuỗi công việc của chủ đầu tư, có thể hình thành một quy trình tương đối mạch lạc.

Trước hết, xác định công trình thuộc loại hồ sơ nào trong các Điều 57 đến Điều 62.

Tiếp theo, lập danh sách thành phần hồ sơ tương ứng.

Sau đó phân loại tài liệu thành tài liệu đã có, tài liệu cần lập mới và dữ liệu có thể khai thác từ cơ sở dữ liệu quốc gia.

Đối với giấy tờ đất đai, xác định giấy tờ hợp pháp cần thiết và kiểm tra tình trạng dữ liệu.

Đối với hồ sơ thiết kế, yêu cầu đơn vị thiết kế hoàn thiện bản vẽ đúng quy cách và ký số.

Đối với báo cáo kết quả thẩm tra, chỉ đưa vào khi có theo trường hợp tương ứng.

Sau đó kiểm tra giá trị pháp lý của từng văn bản và giấy tờ.

Tiếp theo kiểm tra sự thống nhất giữa các thành phần.

Cuối cùng nộp hồ sơ trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Nếu xảy ra sự cố khách quan, đột xuất khiến môi trường điện tử không thể sử dụng thì chuyển sang hình thức trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc dịch vụ bưu chính công ích.

Chuỗi này có thể rút gọn thành: phân loại hồ sơ → xác định thành phần → kiểm tra dữ liệu có sẵn → chuẩn bị tài liệu còn thiếu → hoàn thiện thiết kế → ký số → bổ sung thẩm tra nếu có → kiểm tra giá trị pháp lý → kiểm tra tính thống nhất → nộp trực tuyến toàn trình.

Điểm quan trọng nhất là không đảo ngược thứ tự.

Nếu chưa xác định đúng loại hồ sơ nhưng đã yêu cầu các đơn vị chuẩn bị tài liệu thì rất dễ phát sinh tài liệu thừa hoặc thiếu.

Nếu chưa khóa phiên bản thiết kế nhưng đã ký số thì có thể phải ký lại khi thiết kế thay đổi.

Nếu chưa kiểm tra dữ liệu đất đai đã có trên cơ sở dữ liệu quốc gia nhưng vẫn sao chụp, chứng thực và chuẩn bị nộp lại thì không tận dụng được cơ chế đơn giản hóa hồ sơ.

Do đó, một bộ hồ sơ cấp giấy phép xây dựng tốt không phải bộ hồ sơ có nhiều tài liệu nhất mà là bộ hồ sơ được tổ chức đúng logic pháp lý.

Mỗi tài liệu phải có lý do xuất hiện trong hồ sơ. Mỗi bản vẽ phải đúng phiên bản. Mỗi chữ ký số phải gắn với đúng chủ thể và đúng sản phẩm. Tài liệu nào Nhà nước đã có dữ liệu thì xử lý theo cơ chế khai thác dữ liệu. Tài liệu nào chỉ yêu cầu “nếu có” thì chỉ đưa vào khi điều kiện tương ứng phát sinh.

Có thể xem đây là sự chuyển đổi từ quản lý hồ sơ theo số lượng giấy tờ sang quản lý hồ sơ theo dữ liệu và trách nhiệm.

Trong cơ chế cũ, việc hoàn thiện hồ sơ dễ được hiểu là thu thập đủ một chồng giấy tờ. Trong cơ chế điện tử, câu hỏi quan trọng hơn là từng thông tin nằm ở đâu, có giá trị pháp lý hay chưa, ai chịu trách nhiệm đối với nội dung đó và dữ liệu có thống nhất hay không.

Tóm lại, quy định chung về hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng xác lập một cơ chế thủ tục lấy môi trường điện tử làm nền tảng. Việc cấp giấy phép được thực hiện trực tuyến toàn trình tại Cổng Dịch vụ công quốc gia; hình thức trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích chỉ được sử dụng khi có sự cố khách quan, đột xuất khiến thủ tục không thể thực hiện trên môi trường điện tử. Các văn bản, giấy tờ và bản vẽ trong hồ sơ phải là bản chính, bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý. Đối với giấy tờ hợp pháp về đất đai đã tồn tại trên cơ sở dữ liệu quốc gia, chủ đầu tư không phải nộp lại. Bản vẽ thiết kế phải đồng thời đáp ứng quy cách hồ sơ thiết kế xây dựng và có chữ ký số của tổ chức, cá nhân thiết kế theo Điều 18. Báo cáo kết quả thẩm tra được đưa vào hồ sơ khi có. Trên cơ sở các yêu cầu chung này, chủ đầu tư phải xác định đúng trường hợp và nộp đầy đủ thành phần hồ sơ tương ứng theo các Điều 57, 58, 59, 60, 61 và 62 của Nghị định. Toàn bộ cơ chế có thể hệ thống thành một chuỗi kiểm soát: xác định đúng loại thủ tục → xác định đúng thành phần hồ sơ → phân loại tài liệu → khai thác dữ liệu đất đai đã có → chuẩn bị tài liệu chưa có → hoàn thiện bản vẽ đúng quy cách → ký số đúng chủ thể và đúng phiên bản → bổ sung báo cáo thẩm tra nếu phát sinh → kiểm tra giá trị pháp lý của từng tệp → kiểm tra sự thống nhất của toàn bộ hồ sơ → nộp trực tuyến toàn trình. Bản chất của quy định không chỉ là thay hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử mà là chuyển sang một phương thức quản lý dựa trên dữ liệu, trong đó thông tin đã có không phải cung cấp lại, tài liệu điện tử được xác lập giá trị pháp lý, trách nhiệm của tổ chức và cá nhân thiết kế được thể hiện bằng chữ ký số và toàn bộ bộ hồ sơ phải được tổ chức thống nhất trước khi đưa vào quy trình cấp giấy phép xây dựng.

 

CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐẦU TƯ & THIẾT KẾ XÂY DỰNG MINH PHƯƠNG

Địa chỉ: Số 28B Mai Thị Lựu, Phường Đa Kao, Q.1, TPHCM

Hotline:  0903649782 - (028) 3514 6426

Email: nguyenthanhmp156@gmail.com