Trình tự thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi

Trình tự thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi của cơ quan chuyên môn về xây dựng hoặc Hội đồng thẩm định là một quy trình được tổ chức từ thời điểm cơ quan chuẩn bị dự án nộp hồ sơ cho đến khi hoàn thành việc trả kết quả, xác nhận hồ sơ thiết kế xây dựng, lưu trữ tài liệu và thực hiện nghĩa vụ về phí thẩm định. Đây không chỉ là quá trình cơ quan có thẩm quyền xem xét nội dung của Báo cáo nghiên cứu khả thi mà còn bao gồm nhiều bước kiểm soát về thẩm quyền, đối tượng thẩm định, tính hợp lệ của hồ sơ, việc bổ sung và hoàn thiện tài liệu, xử lý sai sót trong quá trình thẩm định cũng như xác định trách nhiệm của các chủ thể sau khi có kết quả. Vì vậy, để tổ chức thực hiện đúng thủ tục, cần nhìn nhận toàn bộ quá trình như một chuỗi công việc liên tục, trong đó mỗi bước đều gắn với một chủ thể, thời hạn và hậu quả pháp lý cụ thể.

Bước đầu tiên của quá trình là cơ quan chuẩn bị dự án thực hiện việc nộp hồ sơ trình thẩm định đến cơ quan chuyên môn về xây dựng có thẩm quyền. Đồng thời, sau khi quá trình thẩm định hoàn thành, việc nhận kết quả cũng được thực hiện thông qua các phương thức được quy định. Cơ quan chuẩn bị dự án có thể lựa chọn một trong ba hình thức gồm nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thực hiện trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia.

Việc cho phép nhiều hình thức nộp và nhận kết quả tạo điều kiện để cơ quan chuẩn bị dự án lựa chọn phương thức phù hợp với điều kiện thực tế. Tuy nhiên, dù sử dụng hình thức nào thì hồ sơ vẫn phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thành phần, quy cách và xác nhận theo quy định. Phương thức nộp hồ sơ chỉ thay đổi cách thức chuyển giao tài liệu, không làm thay đổi yêu cầu về tính hợp lệ của hồ sơ hoặc nội dung phải thẩm định.

Đối với hồ sơ được thực hiện theo phương thức trực tuyến, các yêu cầu về xác nhận điện tử và chữ ký số phải được tuân thủ tương ứng. Trong khi đó, hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính phải được xác nhận theo yêu cầu áp dụng đối với hồ sơ vật lý. Đây là sự liên kết giữa quy định về thành phần hồ sơ và quy định về trình tự thực hiện thủ tục.

Sau khi hồ sơ được gửi đến, bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra để quyết định tiếp nhận hoặc từ chối tiếp nhận. Đây là bước kiểm tra ban đầu nhằm xác định hồ sơ có đủ điều kiện để chuyển sang quá trình thẩm định hay không. Nếu từ chối tiếp nhận, cơ quan tiếp nhận phải thể hiện bằng văn bản và nêu rõ lý do. Yêu cầu phải nêu rõ lý do có ý nghĩa quan trọng bởi cơ quan chuẩn bị dự án cần biết chính xác căn cứ khiến hồ sơ không được tiếp nhận để có phương án xử lý phù hợp.

Trường hợp đầu tiên dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối tiếp nhận là hồ sơ được trình không đúng thẩm quyền của cơ quan chuyên môn về xây dựng hoặc cơ quan chuẩn bị dự án không đúng thẩm quyền theo quy định của Nghị định. Việc xác định ở giai đoạn này được thực hiện theo nội dung của Tờ trình thẩm định.

Điều đó cho thấy Tờ trình không chỉ có chức năng đề nghị thẩm định mà còn là căn cứ ban đầu để cơ quan tiếp nhận xác định chủ thể trình hồ sơ và cơ quan được đề nghị thẩm định có phù hợp với quy định phân cấp hay không. Nếu ngay từ nội dung Tờ trình đã cho thấy hồ sơ được gửi đến một cơ quan không có thẩm quyền hoặc chủ thể trình hồ sơ không đúng thì hồ sơ có thể bị từ chối tiếp nhận.

Trường hợp thứ hai là dự án hoặc nội dung được trình không thuộc đối tượng phải thẩm định tại cơ quan chuyên môn về xây dựng. Không phải mọi Báo cáo nghiên cứu khả thi đều phải trải qua cùng một cơ chế thẩm định tại cơ quan chuyên môn về xây dựng. Vì vậy, trước khi trình hồ sơ, cơ quan chuẩn bị dự án cần xác định dự án có thuộc đối tượng và nội dung phải thẩm định theo quy định hay không.

Trường hợp thứ ba là hồ sơ trình thẩm định không hợp lệ. Tính hợp lệ ở đây cần được đối chiếu với các yêu cầu về hồ sơ được quy định trong Nghị định, bao gồm thành phần tài liệu, quy cách, ngôn ngữ, xác nhận hoặc chữ ký số và các tài liệu bổ sung theo từng loại dự án.

Ba căn cứ từ chối tiếp nhận thể hiện ba lớp kiểm tra khác nhau. Lớp thứ nhất là thẩm quyền: hồ sơ có được gửi đúng cơ quan và do đúng chủ thể trình hay không. Lớp thứ hai là đối tượng: dự án và nội dung có thuộc phạm vi phải thẩm định hay không. Lớp thứ ba là hồ sơ: tài liệu được trình có đáp ứng điều kiện hợp lệ hay không. Chỉ khi vượt qua các bước kiểm tra này, hồ sơ mới được tiếp nhận để tiếp tục xử lý.

Tuy nhiên, việc hồ sơ đã được tiếp nhận không đồng nghĩa mọi vấn đề về thành phần và nội dung đã được xác định hoàn toàn. Sau khi tiếp nhận, cơ quan chuyên môn về xây dựng còn có một khoảng thời gian để tiếp tục xem xét hồ sơ. Cụ thể, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ trình thẩm định, cơ quan chuyên môn về xây dựng phải thực hiện các công việc theo quy định.

Trước hết, cơ quan chuyên môn về xây dựng xem xét hồ sơ và, nếu cần thiết, gửi một lần yêu cầu bổ sung thành phần hồ sơ trình thẩm định bằng văn bản đến cơ quan chuẩn bị dự án. Điểm quan trọng ở đây là yêu cầu bổ sung thành phần hồ sơ được thực hiện một lần.

Cơ chế yêu cầu một lần đòi hỏi cơ quan thẩm định phải thực hiện việc rà soát thành phần hồ sơ một cách tập trung để xác định những tài liệu cần bổ sung và thông báo bằng văn bản. Về phía cơ quan chuẩn bị dự án, khi nhận được yêu cầu cần tổ chức bổ sung đầy đủ các thành phần đã được nêu, thay vì thực hiện từng phần rời rạc.

Trong cùng thời hạn 05 ngày làm việc, cơ quan chuyên môn về xây dựng còn có thể ban hành văn bản từ chối tiếp nhận thẩm định nếu sau khi xem xét hồ sơ thực tế phát hiện nội dung trong hồ sơ khác với nội dung đã nêu tại Tờ trình thẩm định và sự khác biệt đó dẫn đến trường hợp phải từ chối theo các căn cứ về thẩm quyền hoặc đối tượng thẩm định.

Đây là một cơ chế kiểm tra sâu hơn so với bước tiếp nhận ban đầu. Tại thời điểm tiếp nhận, việc xác định thẩm quyền và đối tượng có thể chủ yếu dựa trên Tờ trình. Sau khi có điều kiện nghiên cứu hồ sơ, cơ quan chuyên môn có thể phát hiện bản chất thực tế của dự án hoặc nội dung trình thẩm định khác với thông tin thể hiện tại Tờ trình. Nếu sự khác biệt làm thay đổi thẩm quyền hoặc cho thấy dự án không thuộc đối tượng phải thẩm định thì cơ quan chuyên môn có quyền từ chối tiếp nhận thẩm định bằng văn bản.

Có thể thấy quy trình thiết lập hai lớp kiểm tra nhằm hạn chế trường hợp hồ sơ đi sâu vào quá trình thẩm định nhưng sau đó mới phát hiện sai thẩm quyền hoặc sai đối tượng. Lớp thứ nhất diễn ra tại bộ phận tiếp nhận dựa trên hồ sơ và Tờ trình. Lớp thứ hai được cơ quan chuyên môn thực hiện trong thời hạn 05 ngày làm việc sau khi tiếp nhận để đối chiếu nội dung thực tế của hồ sơ.

Sau khi hoàn thành giai đoạn kiểm tra ban đầu, hồ sơ chuyển sang quá trình thẩm định nội dung. Trong giai đoạn này, cơ quan chuyên môn về xây dựng vẫn có quyền xử lý trường hợp hồ sơ tồn tại những lỗi hoặc sai sót làm cản trở việc đưa ra kết luận.

Cụ thể, trong quá trình thẩm định, cơ quan chuyên môn về xây dựng được quyền tạm dừng thẩm định nhưng không quá một lần. Khi tạm dừng, cơ quan chuyên môn phải có văn bản gửi cơ quan chuẩn bị dự án, trong đó nêu các lỗi, sai sót về thông tin hoặc số liệu trong nội dung hồ sơ dẫn đến việc cơ quan thẩm định không thể đưa ra kết luận.

Cần phân biệt cơ chế tạm dừng này với yêu cầu bổ sung thành phần hồ sơ trong thời hạn 05 ngày làm việc. Yêu cầu bổ sung ở giai đoạn đầu chủ yếu liên quan đến thành phần hồ sơ còn thiếu. Trong khi đó, việc tạm dừng trong quá trình thẩm định phát sinh khi hồ sơ đã được đưa vào xem xét nhưng tồn tại lỗi hoặc sai sót về thông tin, số liệu khiến cơ quan thẩm định không đủ cơ sở để kết luận.

Việc giới hạn tạm dừng không quá một lần có ý nghĩa tạo kỷ luật cho quá trình thẩm định. Cơ quan thẩm định cần tổng hợp các vấn đề đủ nghiêm trọng khiến chưa thể kết luận và thông báo để cơ quan chuẩn bị dự án khắc phục. Ngược lại, cơ quan chuẩn bị dự án có trách nhiệm xử lý đầy đủ những nội dung đã được yêu cầu để quá trình thẩm định có thể tiếp tục.

Đối với cả yêu cầu bổ sung thành phần hồ sơ và yêu cầu khắc phục lỗi, sai sót trong quá trình thẩm định, pháp luật đặt ra một mốc thời gian quan trọng là 20 ngày làm việc. Trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu của cơ quan chuyên môn về xây dựng, không tính thời gian do các lý do bất khả kháng, cơ quan chuẩn bị dự án phải thực hiện việc khắc phục hoặc bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.

Nếu hết thời hạn này mà cơ quan chuẩn bị dự án không thực hiện việc khắc phục, bổ sung, cơ quan chuyên môn về xây dựng dừng việc thẩm định. Đây là hậu quả trực tiếp của việc không hoàn thành yêu cầu trong thời hạn quy định.

Khi việc thẩm định bị dừng, cơ quan chuẩn bị dự án nhận lại hồ sơ trình thẩm định theo một trong các hình thức được áp dụng khi thực hiện thủ tục, gồm trực tiếp, thông qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo cơ chế tương ứng.

Điểm đặc biệt cần lưu ý là việc dừng thẩm định không đồng nghĩa dự án vĩnh viễn không được trình lại. Sau khi cơ quan chuẩn bị dự án bổ sung và hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu, hồ sơ có thể được nộp lại. Tuy nhiên, khi nộp lại sau khi quá trình trước đã bị dừng, thời hạn thẩm định được tính lại từ đầu theo quy định.

Cơ chế này tạo ra sự phân biệt giữa việc bổ sung hồ sơ trong quá trình thủ tục vẫn đang được duy trì và việc nộp lại sau khi thủ tục đã bị dừng. Nếu cơ quan chuẩn bị dự án đáp ứng yêu cầu trong thời hạn 20 ngày làm việc thì hồ sơ tiếp tục được xử lý trong quy trình đang thực hiện. Nếu không đáp ứng và cơ quan thẩm định đã dừng thủ tục, lần nộp lại được xem xét với thời hạn thẩm định tính lại từ đầu.

Do đó, mốc 20 ngày làm việc có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Cơ quan chuẩn bị dự án cần chủ động theo dõi ngày nhận văn bản yêu cầu, tổ chức phân công xử lý và hoàn thiện hồ sơ trong thời hạn để tránh việc thủ tục bị dừng và phải bắt đầu lại về mặt thời gian thẩm định.

Đối với những dự án thực hiện thẩm định thông qua Hội đồng thẩm định, trình tự tổ chức công việc có điểm khác biệt. Việc thẩm định của Hội đồng được thực hiện theo quy chế làm việc của Hội đồng thẩm định.

Quy định này cần được đặt trong mối liên hệ với cơ chế tổ chức Hội đồng. Hội đồng làm việc theo chế độ tập thể, có Chủ tịch, các thành viên và Cơ quan thường trực. Vì vậy, khi dự án được thẩm định bằng Hội đồng, các hoạt động như phân công nhiệm vụ, tổ chức họp, lấy ý kiến, tổng hợp kết quả và thông qua kết luận được thực hiện theo quy chế làm việc đã được ban hành.

Trong quá trình thẩm định, cơ quan thực hiện thẩm định không nhất thiết phải tự mình xử lý toàn bộ mọi nội dung chuyên môn. Cơ quan này được phép thuê tổ chức hoặc cá nhân có chuyên môn phù hợp tham gia thẩm định.

Cơ chế thuê chuyên môn bên ngoài đặc biệt hữu ích đối với dự án có những nội dung kỹ thuật cần kiến thức chuyên sâu hoặc cần bổ sung nguồn lực chuyên môn phục vụ việc xem xét. Tuy nhiên, việc thuê tổ chức, cá nhân tham gia không làm thay đổi cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện thẩm định theo thẩm quyền.

Chi phí thuê tổ chức hoặc cá nhân có chuyên môn phù hợp tham gia thẩm định được tính vào chi phí chuẩn bị đầu tư. Khoản chi phí này do cơ quan chuẩn bị dự án hoặc chủ đầu tư chi trả. Vì vậy, trong quá trình chuẩn bị nguồn lực cho dự án, cần tính đến khả năng phát sinh chi phí thuê chuyên môn phục vụ hoạt động thẩm định.

Sau khi quá trình thẩm định hoàn thành, một nội dung quan trọng là việc đóng dấu hồ sơ thiết kế xây dựng tại Báo cáo nghiên cứu khả thi và trả kết quả. Cơ chế xử lý hồ sơ ở giai đoạn này phụ thuộc trực tiếp vào kết luận thẩm định.

Về nguyên tắc, cơ quan chuyên môn về xây dựng đóng dấu xác nhận các nội dung đã được thẩm định trên những bản vẽ có liên quan của một bộ hồ sơ bản vẽ thiết kế xây dựng. Mẫu dấu thẩm định được thực hiện theo Mẫu số 14 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định.

Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến, việc xác nhận không thực hiện bằng con dấu vật lý theo cách truyền thống mà được thực hiện bằng chữ ký số theo quy định. Đây là sự tương thích giữa phương thức nộp hồ sơ điện tử và cách thức xác nhận kết quả thẩm định.

Tuy nhiên, không phải mọi hồ sơ sau khi có thông báo kết quả đều được đóng dấu thẩm định. Việc đóng dấu phụ thuộc vào kết luận cụ thể của cơ quan chuyên môn.

Trường hợp thứ nhất là hồ sơ trình thẩm định được kết luận đủ điều kiện để tổng hợp, trình phê duyệt. Trong trường hợp này, cơ quan chuyên môn về xây dựng thực hiện kiểm tra và đóng dấu xác nhận trên các bản vẽ thiết kế xây dựng có liên quan của một bộ hồ sơ bản vẽ.

Cơ quan chuẩn bị dự án nhận kết quả gồm hai bộ phận quan trọng: Thông báo kết quả thẩm định và hồ sơ bản vẽ đã được đóng dấu xác nhận thẩm định. Đây là trường hợp hồ sơ đã đáp ứng điều kiện để chuyển sang bước tổng hợp và trình phê duyệt theo quy trình tương ứng.

Trường hợp thứ hai là hồ sơ được kết luận chưa đủ điều kiện hoặc chỉ đủ điều kiện sau khi chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ thiết kế xây dựng. Trong trường hợp này, cơ quan chuẩn bị dự án vẫn nhận Thông báo kết quả thẩm định nhưng các bản vẽ đã trình nộp được trả lại mà không đóng dấu thẩm định.

Điểm khác biệt rất rõ giữa hai trường hợp nằm ở việc xác nhận bản vẽ. Nếu hồ sơ đủ điều kiện tổng hợp, trình phê duyệt thì bản vẽ có liên quan được đóng dấu. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện hoặc chỉ đủ điều kiện sau khi phải chỉnh sửa, hoàn thiện thì hồ sơ bản vẽ tại thời điểm đó chưa được đóng dấu.

Đối với trường hợp hồ sơ được kết luận chỉ đủ điều kiện sau khi chỉnh sửa, hoàn thiện, pháp luật thiết lập thêm một bước để cơ quan chuẩn bị dự án có thể hoàn thiện hồ sơ và đề nghị xác nhận mà không đồng nhất với việc thực hiện lại toàn bộ thủ tục thẩm định từ đầu.

Sau khi nhận kết quả, cơ quan chuẩn bị dự án thực hiện chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ theo những yêu cầu nêu tại Thông báo kết quả thẩm định. Khi hoàn thành, cơ quan chuẩn bị dự án nộp văn bản đề nghị đóng dấu kèm theo hồ sơ thiết kế xây dựng đã được chỉnh sửa, hoàn thiện đến bộ phận tiếp nhận theo quy trình thực hiện thủ tục hành chính.

Cơ quan chuyên môn về xây dựng sau đó kiểm tra hồ sơ đã chỉnh sửa. Nếu hồ sơ đáp ứng các yêu cầu được nêu trong Thông báo kết quả thẩm định, cơ quan chuyên môn thực hiện đóng dấu xác nhận bản vẽ.

Cơ chế này cho thấy cần phân biệt giữa trường hợp hồ sơ bị dừng thẩm định do không bổ sung trong thời hạn với trường hợp quá trình thẩm định đã hoàn thành và kết luận xác định hồ sơ chỉ đủ điều kiện sau khi chỉnh sửa, hoàn thiện. Hai trường hợp có hậu quả và quy trình xử lý khác nhau.

Sau khi có kết quả thẩm định, quá trình quản lý hồ sơ chưa kết thúc. Pháp luật còn quy định trách nhiệm lưu trữ và bảo quản tài liệu của cả cơ quan chuyên môn về xây dựng và cơ quan chuẩn bị dự án.

Khi kết thúc công tác thẩm định, cơ quan chuyên môn về xây dựng có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản một số tài liệu chính của quá trình thẩm định. Các tài liệu này bao gồm Tờ trình thẩm định, hồ sơ pháp lý đã trình thẩm định, các kết luận của tổ chức hoặc cá nhân tham gia thẩm định nếu có, Thông báo kết quả thẩm định và các bản chụp tài liệu đã được đóng dấu thẩm định theo quy định.

Danh mục này phản ánh những tài liệu quan trọng để có thể xác định lại quá trình và kết quả thẩm định khi cần thiết. Tờ trình cho biết nội dung được đề nghị thẩm định; hồ sơ pháp lý phản ánh căn cứ của dự án; kết luận của tổ chức, cá nhân tham gia cung cấp dấu vết chuyên môn; Thông báo kết quả thể hiện kết luận chính thức; còn bản chụp tài liệu đóng dấu phản ánh hồ sơ thiết kế đã được xác nhận.

Đối với bản vẽ thiết kế xây dựng đã được đóng dấu thẩm định, bản chính được giao lại cho cơ quan chuẩn bị dự án. Cơ quan chuẩn bị dự án có trách nhiệm lưu trữ các bản vẽ này theo pháp luật về lưu trữ.

Trách nhiệm lưu trữ của cơ quan chuẩn bị dự án không chỉ nhằm phục vụ quản lý nội bộ. Cơ quan này còn phải đáp ứng kịp thời yêu cầu của cơ quan chuyên môn về xây dựng khi cơ quan chuyên môn cần xem xét lại hồ sơ lưu trữ.

Bên cạnh đó, cơ quan chuẩn bị dự án có một nghĩa vụ cụ thể sau khi nhận hồ sơ bản vẽ đã được đóng dấu: phải nộp bản chụp dưới định dạng PDF của bản vẽ thiết kế xây dựng đã đóng dấu thẩm định cho cơ quan chuyên môn về xây dựng trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đã đóng dấu.

Quy định này tạo ra cơ chế lưu trữ song song. Cơ quan chuẩn bị dự án giữ các bản vẽ đã được đóng dấu, còn cơ quan chuyên môn về xây dựng có bản chụp điện tử của tài liệu đã xác nhận để phục vụ lưu trữ và quản lý.

Mốc 05 ngày làm việc này là một nghĩa vụ sau khi đã có kết quả thẩm định và khác hoàn toàn với mốc 05 ngày làm việc ở giai đoạn đầu của quy trình. Mốc đầu tiên là thời hạn để cơ quan chuyên môn xem xét hồ sơ sau khi tiếp nhận và yêu cầu bổ sung hoặc từ chối trong trường hợp tương ứng. Mốc sau là thời hạn để cơ quan chuẩn bị dự án gửi bản PDF của bản vẽ đã đóng dấu sau khi nhận hồ sơ.

Cuối cùng, cơ quan chuẩn bị dự án có trách nhiệm nộp phí thẩm định theo quy định khi thực hiện thủ tục. Nghĩa vụ về phí là một bộ phận của quá trình thực hiện thủ tục thẩm định và cần được cơ quan chuẩn bị dự án thực hiện theo quy định áp dụng.

Nếu hệ thống hóa toàn bộ trình tự, có thể nhận diện một chuỗi các giai đoạn có mối liên hệ chặt chẽ. Giai đoạn đầu là nộp hồ sơ thông qua một trong ba phương thức được cho phép. Giai đoạn thứ hai là bộ phận tiếp nhận kiểm tra thẩm quyền, đối tượng và tính hợp lệ của hồ sơ để quyết định tiếp nhận hoặc từ chối.

Giai đoạn thứ ba diễn ra trong 05 ngày làm việc sau khi tiếp nhận. Cơ quan chuyên môn tiếp tục kiểm tra hồ sơ, gửi một lần yêu cầu bổ sung thành phần nếu cần hoặc từ chối tiếp nhận thẩm định nếu nội dung hồ sơ thực tế cho thấy có căn cứ từ chối về thẩm quyền hoặc đối tượng.

Giai đoạn thứ tư là thẩm định nội dung. Trong quá trình này, nếu xuất hiện lỗi hoặc sai sót về thông tin, số liệu khiến không thể kết luận, cơ quan chuyên môn có thể tạm dừng thẩm định một lần và yêu cầu cơ quan chuẩn bị dự án khắc phục.

Giai đoạn thứ năm là xử lý yêu cầu bổ sung hoặc khắc phục. Cơ quan chuẩn bị dự án có thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu, không tính thời gian do lý do bất khả kháng. Nếu không thực hiện đúng thời hạn, cơ quan chuyên môn dừng thẩm định. Khi hồ sơ được hoàn thiện và nộp lại sau khi đã dừng, thời hạn thẩm định được tính lại từ đầu.

Giai đoạn thứ sáu là hoàn thành thẩm định và xác định trạng thái của hồ sơ. Nếu hồ sơ đủ điều kiện tổng hợp, trình phê duyệt thì bản vẽ được kiểm tra, đóng dấu và trả cùng Thông báo kết quả. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện hoặc chỉ đủ điều kiện sau chỉnh sửa thì bản vẽ chưa được đóng dấu. Trường hợp được phép hoàn thiện sau kết luận, cơ quan chuẩn bị dự án chỉnh sửa theo yêu cầu rồi đề nghị cơ quan chuyên môn kiểm tra và đóng dấu.

Giai đoạn cuối cùng là lưu trữ hồ sơ và hoàn thành các nghĩa vụ sau thẩm định. Cơ quan chuyên môn lưu những tài liệu thuộc trách nhiệm của mình; cơ quan chuẩn bị dự án lưu bản vẽ đã đóng dấu, cung cấp khi được yêu cầu và gửi bản chụp PDF cho cơ quan chuyên môn trong thời hạn 05 ngày làm việc. Đồng thời, cơ quan chuẩn bị dự án thực hiện nghĩa vụ nộp phí thẩm định.

Nhìn tổng thể, trình tự thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi được xây dựng theo nguyên tắc kiểm soát hồ sơ từ sớm, phân biệt rõ việc thiếu thành phần với sai sót nội dung, giới hạn số lần yêu cầu hoặc tạm dừng ở những trường hợp được quy định và gắn trách nhiệm của cơ quan chuẩn bị dự án với các mốc thời gian cụ thể. Quy trình này cũng tạo ra sự phân biệt rõ giữa hồ sơ đủ điều kiện, hồ sơ chưa đủ điều kiện và hồ sơ chỉ đủ điều kiện sau khi chỉnh sửa, hoàn thiện.

Điểm cần đặc biệt lưu ý là việc hồ sơ được tiếp nhận không đồng nghĩa hồ sơ chắc chắn sẽ được thẩm định đến khi có kết luận cuối cùng. Trong thời hạn 05 ngày làm việc sau khi tiếp nhận, cơ quan chuyên môn vẫn có thể phát hiện sự khác biệt giữa Tờ trình và hồ sơ thực tế dẫn đến từ chối. Trong quá trình thẩm định, hồ sơ có thể bị tạm dừng để khắc phục lỗi, sai sót. Nếu yêu cầu không được xử lý trong thời hạn 20 ngày làm việc thì việc thẩm định bị dừng.

Tương tự, việc đã có Thông báo kết quả thẩm định cũng không mặc nhiên đồng nghĩa bản vẽ sẽ được đóng dấu. Chỉ hồ sơ đáp ứng điều kiện tương ứng mới được xác nhận. Đối với hồ sơ cần chỉnh sửa, việc đóng dấu chỉ được thực hiện sau khi cơ quan chuẩn bị dự án hoàn thiện và cơ quan chuyên môn kiểm tra thấy đáp ứng yêu cầu nêu trong Thông báo kết quả thẩm định.

Có thể thấy toàn bộ trình tự tạo thành một cơ chế kiểm soát xuyên suốt từ đầu vào đến đầu ra. Ở đầu vào, cơ quan tiếp nhận kiểm soát thẩm quyền, đối tượng và tính hợp lệ. Trong quá trình xử lý, cơ quan chuyên môn kiểm soát thành phần, thông tin, số liệu và nội dung cần thẩm định. Ở đầu ra, việc đóng dấu bản vẽ phụ thuộc vào kết luận. Sau đầu ra, trách nhiệm lưu trữ và cung cấp bản chụp hồ sơ tiếp tục được đặt ra để duy trì khả năng quản lý và kiểm tra về sau.

Tóm lại, trình tự thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi tại cơ quan chuyên môn về xây dựng hoặc Hội đồng thẩm định là một quy trình liên tục từ việc nộp, tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đến tổ chức thẩm định, bổ sung, khắc phục, trả kết quả, đóng dấu và lưu trữ. Cơ quan chuẩn bị dự án được lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến; bộ phận tiếp nhận kiểm tra và có quyền từ chối nếu sai thẩm quyền, không thuộc đối tượng thẩm định hoặc hồ sơ không hợp lệ. Trong 05 ngày làm việc sau khi tiếp nhận, cơ quan chuyên môn có thể yêu cầu bổ sung thành phần hồ sơ một lần hoặc từ chối nếu nội dung thực tế khác với Tờ trình dẫn đến sai thẩm quyền, sai đối tượng. Trong quá trình thẩm định, cơ quan chuyên môn được tạm dừng không quá một lần khi lỗi, sai sót về thông tin, số liệu làm cho không thể kết luận. Cơ quan chuẩn bị dự án có 20 ngày làm việc để bổ sung, khắc phục; nếu không thực hiện thì việc thẩm định bị dừng và khi nộp lại, thời hạn được tính lại từ đầu. Đối với Hội đồng thẩm định, hoạt động được tổ chức theo quy chế của Hội đồng. Cơ quan thực hiện thẩm định có thể thuê tổ chức, cá nhân có chuyên môn phù hợp và chi phí được tính vào chi phí chuẩn bị đầu tư. Sau thẩm định, bản vẽ chỉ được đóng dấu khi đáp ứng điều kiện tương ứng; hồ sơ cần chỉnh sửa phải được hoàn thiện trước khi đề nghị xác nhận. Cuối cùng, cơ quan chuyên môn và cơ quan chuẩn bị dự án thực hiện trách nhiệm lưu trữ theo phạm vi của mình, trong đó bản PDF của bản vẽ đã đóng dấu phải được gửi cho cơ quan chuyên môn trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, đồng thời cơ quan chuẩn bị dự án phải thực hiện nghĩa vụ nộp phí thẩm định theo quy định. Toàn bộ trình tự này hình thành một quy trình kiểm soát thống nhất, trong đó trách nhiệm, thời hạn và kết quả xử lý hồ sơ được xác định rõ ở từng giai đoạn của công tác thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi.

CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐẦU TƯ & THIẾT KẾ XÂY DỰNG MINH PHƯƠNG

Địa chỉ: Số 28B Mai Thị Lựu, Phường Đa Kao, Q.1, TPHCM

Hotline:  0903649782 - (028) 3514 6426

Email: nguyenthanhmp156@gmail.com